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書類送付手続きを作成する

案件に紐づく書類を作成し、顧客に送付して確認してもらう手順です。

概要

案件に紐づく書類を顧客に送付する手順です。作成時に【確認あり】と【確認なし】の送付パターンを選べます。選んだ方法で手続きの完了タイミングが変わります。

前提条件

  • 対象の案件が登録済みであること

  • 送付する書類がPDFで用意されていること

送付パターン

確認あり

顧客がマイページで書類を確認した時点で手続きが完了します。受取を確実に確認したい書類に使います。

確認なし

顧客への送信が完了した時点で手続きが完了します。顧客の確認操作は完了条件になりません。顧客からの確認完了通知は届きません。確認なしで送付した場合も、顧客には書類が届き、マイページから閲覧できます。

手順

1. 事業者側で書類送付手続きを作成する

  1. 該当の案件の中の【手続き】をクリックします。

  2. 【新しい手続き】をクリックします。

  3. 【書類送付】を選択します。

  4. 【書類を送付する】画面で「顧客の確認は必要ですか?」と表示されるので、送付パターンを選びます。【確認あり】は顧客が確認した時点で手続きが完了し、【確認なし】は顧客に送信した時点で手続きが完了します。

  5. 書類セット名の入力とPDFファイルのアップロードを行います。

  6. 送信先を選択して【次へ】をクリックし、右下の【準備を完了する】をクリックします。

これで書類送付手続きが作成されます。

2. 事業者側で手続きを送信する

  1. 作成後の送信タスクの【実施】をクリックします。確認ありの場合は【書類の確認】、確認なしの場合は【確認なしの書類送付(書類セット名)】と表示されます。

  2. 送信先に表示された顧客を確認したら、右下の【送信】ボタンをクリックして送信します。

送信完了の画面が表示されれば送信は完了です。

場合分け

【LINEで会員登録をされている顧客の場合】(確認あり)

  1. 登録されているLINEに通知が届きます。

  2. 【確認する】をタップし、書類を確認できたら【確認しました】をタップします。

  3. これで書類の確認は完了です。

【メールで会員登録をされている顧客の場合】(確認あり)

  1. 顧客にメールが送信されるので、【書類確認の開始】をクリックします。

  2. Releaseのログイン画面に遷移し、ログインすると書類を確認する画面が表示されます。

  3. 【確認しました】ボタンをクリックし、確認ダイアログで【完了する】をクリックすると書類の確認が完了します。

【確認なしで送付した場合】

顧客の確認操作を待たずに手続きが完了します。顧客側の確認完了操作は、手続きの完了条件ではありません。送付後に内容を取り消したい場合は、送付済み書類の削除手順を使います。

完了確認

確認ありの場合、顧客が書類の確認を完了すると、お手続き完了のお知らせのメールが顧客に送信されます。担当者にも完了通知が届きます。

確認なしの場合、顧客への送信が完了した時点で手続きは完了です。顧客からの確認完了通知は発生しません。

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